Статьи и исследования

После работы помощником сложно уходить в другую профессию

Записала Елена Короткова
О поиске себя
Закончив экономических факультет одного из столичных вузов по специальности «Управление», я пошла работать на производство экономистом. Однако очень быстро мне стало скучно, захотелось по-настоящему себя реализовать, и я ушла. Какое-то время я не работала, а в один прекрасный день приняла решение – пойду работать Секретарем. Еще в институте нам преподавали курс делопроизводства и делового этикета, печатать я тогда, правда, не умела, но владела английским, поэтому искать работу было легко. Надо сказать, что это была авантюра, своеобразная креативная идея, ведь я претендовала на должность, опыта в которой не имела. Но я была абсолютно уверена в себе и знала, что хочу работать именно с первым лицом компании. Я четко представляла себе, как должна быть устроена приемная.
 
Идеальная работа приемной – сочетание технологий и отношений людей. Эти две вещи должны равноценно дополнять друг друга и взаимодействовать. Люди – прежде всего, им принадлежит основной приоритет и внимание, но справиться с потоком посетителей, рационально распределить внимание как свое, так и руководителя, возможно только с помощью технологий.

Наверное, именно эта уверенность производила впечатление на работодателей, потому что очень быстро, уже через три недели, я вышла на новую работу. Это была крупная торгово-производственная компания. С боевым настроем я взялась за организацию работы приемной: руководители были довольны, а вот коллектив не сразу принял мои нововведения. Уже потом я поняла, что те перемены были слишком резкими, они думали: «Надо же. У нас новая секретарша, и она работает! Не курит, не болтается по отделам, как это делала ее предшественница, не сплетничает… Она даже завела журнал входящих и исходящих документов!» Зато с бухгалтерией мы подружились, ведь я обеспечила им порядок.
 
О ступеньке вверх
Та работа была отличной. Это был хороший бизнес, но, к сожалению, не мирового уровня. И ровно через год я стала искать другую работу. Четыре месяца я проходила многоэтапные собеседования в крупных компаниях: сначала с менеджерами по персоналу, потом с HR-директорами, потом с административным сектором и службой безопасности, и только потом с первыми лицами, с которыми непосредственно пришлось бы работать. В итоге я пришла в компанию, в которой работаю по сей день помощником Президента.


Это крупная российская компания, один из лидеров на российском рынке IT с американским стилем ведения бизнеса. Наши партнеры – крупнейшие мировые производители и вендоры. Такая глобальность в сочетании с каждодневной рутиной подразумевает наличие определенного склада ума и характера у личного помощника.
Есть у меня одна знакомая, помощник президента крупного холдинга. Так вот она очень четко знает свои обязанности, за рамки которых никогда не заходит. На все остальные просьбы она отвечает: «Это не мое дело!» или «Понятия не имею!» И я понимаю, что это не лень, а попытка защитить себя и свою психику от ненужной информации и чужих компетенций. Я понимаю, что такая позиция порой очень помогает. Но об интересах компании также необходимо не забывать, они приоритетны.
 
Хороший личный помощник, прежде всего, придерживается двух правил. Первое – соблюдение интересов своего руководителя. Второе – самостоятельное ведение дел. Все тонкости и нюансы, которых миллион, невозможно обговорить. Ты профессионал и должна сама понимать, как работать, ведь твой руководитель управляет огромным бизнесом, а не занимается повышением квалификации или коучингом своего помощника.

Профессионализм проявляется в мелочах, хороший помощник и телефонный разговор должен завершить на определенном уровне, даже если это надоевшие торговые представители. У меня, кстати, с годами выработалось чутье: несколько слов – и я уже понимаю, кто звонит моему шефу, и ситуация «опять не тому нахамила» для меня исключена.
 
О должностных обязанностях
Мои должностные обязанности нигде не прописаны, я несу ответственность за работу сама. Информационная, административная и организационная поддержка руководителя, документооборот, деловая переписка, организация встреч и поездок, визовая поддержка, решение общих организационных вопросов по приемной, встреча-прием гостей, представительские функции – вот далеко не полный перечень моих обязанностей. И такой объем дел сопровождается постоянными звонками в приемную.

Из своих нелюбимых рабочих обязанностей могу назвать решение трудных, стрессовых вопросов. Когда кто-то из сотрудников прибегает с «бешеными» глазами и нервничает – хуже не бывает. Вообще я заметила, что волнующиеся мужчины сложнее волнующихся женщин. Женщины как-то могут справляться с нервами, а мужчины нет. Особенно тяжело сейчас, когда в условиях кризиса, людям приходится руководить, сокращать, выживать…
Кстати, я четко чувствую время: если встреча с руководителем назначена продолжительностью один час, а следом идет другая, значит надо, чтобы через час человек вышел из кабинета шефа, и когда это происходит, я чувствую себя удовлетворенной. Я люблю заниматься делами в спокойной атмосфере, когда все распланировано, и офис работает как часы.
 
Об одном рабочем дне
Наш офис открыт с 9 до 22 часов, но мой рабочий день заканчивается в 18:00. Это связано с большой нагрузкой, которая не позволяет работать дольше. И здесь меня сменяет вечерний Секретарь. Рабочий день я начинаю с того, что забираю почту руководителя. Потом в приемной я первым делом проверяю электронную почту и календарь, где расписаны все встречи на сегодня. С 10 часов утра начинается постоянный поток посетителей и звонков, и тогда уже нет времени передохнуть. После приезда руководителя проходят различные встречи, во время которых решаются текущие вопросы компании.

Я стараюсь завершать все дела в текущий рабочий день, и здесь важно уметь расставлять приоритеты. Мне кажется, что одно из важных качеств личного помощника – это способность задать самой себе вопрос: «Имеет это отношение к моему руководителю, к бизнесу или вообще ко мне?», – и если ответ будет отрицательным, не лезть не в свое дело. У нас большой секретариат, и когда, например, вдруг заканчиваются чашки, то сразу же начинается обсуждение этой темы: «Какой кошмар, у нас закончились чашки!» А я в это время сижу молча и делаю вид, что вообще ничего об этих чашках не знаю, этим не я должна заниматься. Безусловно, это бережет нервную систему.
 
Об идеальном руководителе
Каждый рабочий день приносит мне удовольствие, и в этом большая заслуга руководителя. Я вижу его профессионализм, как он постоянно держит руку на пульсе. Я понимаю, что благодаря этому человеку наша компания будет работать как отлаженный механизм с любыми сотрудниками. У него очень живой и гибкий ум!
 
Я никогда не буду работать с женщиной-руководителем. Ведь женщины – мастера разговорного жанра, интриг, сложных ходов при полном отсутствии способности ведения бизнеса. Женщина может креативить, прорабатывать PR-стратегию, создавать вещи, заниматься дизайном – она это чувствует. Но построить взаимовыгодное сотрудничество с окружающими ей гораздо труднее.

Говорить об идеальном начальнике трудно: люди меняются, и три года назад мне был важен психологический климат и лояльное отношение к моим ошибкам и стрессовым ситуациям. А сейчас даже если руководитель накричит, может быть, я даже накричу в ответ. Мне интересно другое: как руководитель ведет свой бизнес, как компания вписывается в экономику страны и мира. Например, недавно у нас было собрание менеджмента, и шеф рассказывал о своем глобальном видении мировой экономики, о проблемах наступившего кризиса. Для меня это было очень интересно!
 
О Секретаре
В приемной со мной работают еще два помощника вице-президентов, которые подчинены мне координационно, но не прямо. За три года, что я работаю со своим шефом, на позициях тех помощников сменилось уже 9 человек, достаточно высокая текучка, имеющая как субъективные, так и объективные причины.

Поэтому вечернего Секретаря, который подчиняется мне функционально, я подбирала сама. Пересмотрела 25 человек. Отбирала по жизненным приоритетам: умению быть хорошим исполнителем, видеть интересы шефа, а не тянуть одеяло на себя, наличию ответственности, боевого характера, интеллигентности, правильной речи. Я считаю, что основным качеством хорошего Секретаря должна быть способность получать удовольствие от своей работы. Нужно наслаждаться тем, что ты принимаешь участие в огромном механизме, который работает как часы.

Однажды я уехала отдыхать, выхожу из Красного моря, смотрю на свой мобильный – 43 пропущенных вызова. По возвращению из отпуска я позвала Секретаря, который меня заменял и сказала: «Маша, ты не справляешься! 43 пропущенных вызова – это ненормально. Вот если ты сейчас, за две недели, не придешь в себя, мы будем искать другую девушку на эту должность». Она пришла в себя, и в следующий раз я отдыхала с одним звонком в два дня.
 
О сотрудниках
В нашей компании работают очень интересные люди, и за каждым из них я наблюдаю. Я вообще люблю людей, и это очень поддерживает меня в моей профессии. Когда человек что-то очень здорово делает, в чем-то талантлив, он открывается с очень красивой стороны. Часто люди слабо осведомлены о своих самых ярких талантах, какие-то дела им даются очень легко, и им кажется, что они не делают ничего особенного, что любой мог бы так же. Но это не так! Мне очень хорошо это видно, и я по возможности стараюсь показать человеку его сильные стороны.
А еще у нас на работе есть кофе-машина, с которой все разговаривают. В основном мужчины. «Ну что ты опять от меня хочешь?», «Ты меня ждала?» – слышится каждый раз, когда кофе-машина отказывается делать кофе. Это забавно.
 
О желаниях
Я очень люблю подвижный отдых: верховая езда, плавание, фитнес, тренажерный зал, горные лыжи, велосипед. Я активный человек, поэтому не представляю себя домохозяйкой. Я привыкла много говорить по телефону, не люблю тишину.

Иногда, в трудные дни, я думаю, что больше никогда не пойду работать помощником. Но после такой работы сложно уходить в другую профессию, кажется, смогу работать только руководителем: примерно тот же объем обязанностей, уровень ответственности, только тебя еще снизу будут поддерживать много людей. Мне нравится принимать участие в жизни большого коллектива, чем я сейчас и занимаюсь. Это своеобразный допинг, и чем его можно заменить, не представляю.
 
5 фактов об Ольге Анисимовой:
Любимая обязанность: Координация: люблю, чтобы приемная работала как часы.
Любимая цитата: Le noblesse oblige (положение обязывает).
Любимая героиня: Скарлетт О’Хара, мне нравится ее огонь и желание жить.
Любимое блюдо: Хороший узбекский плов.
Желание: Найти приложение собственных сил.

Источник:www.sekretary.net


 

Подписаться на свежий обзор зарплат

Ваше имя*

Ваш E-mail*

Нажимая кнопку "Подписаться", я даю свое согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ "О персональных данных", на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности.
Обзор зарплат в отраслиСайт Группы кадровых агентств КАУС

г. Москва, Шлюзовая наб., д. 6, стр. 4
Телефон: (495) 660-35-40
e-mail: mail@kaus-group.ru

© 2017 Кадровое агентство
«КАУС-Секретарь»

Политика конфиденциальности