Особенности подбора секретарей и личных помощников

Подбор административного персонала имеет свои отличительные особенности, знание которых определяет успешность закрытия вакансий секретарей и личных помощников.

1. Сложность оценки мотивации кандидатов

Большинство секретарей рассматривают административную работу только как стартовую площадку для карьерного роста в компании. Поэтому часто кандидаты, трудоустроившись на позицию секретаря, офис-менеджера, личного помощника, ищут внутри компании возможности для карьерного роста и если не находят, то покидают работодателя. В итоге компании приходится искать замену сотруднику.

Именно потому при подборе административного персонала консультанты кадрового агентства «КАУС-Секретарь» уделяют внимание оценке мотивации кандидата, его планов профессионального развития. Благодаря эффективной системе отбора и оценки мы находим для клиентов лучших специалистов, мотивированных на долгосрочную работу и построение профессиональной карьеры именно в административной сфере.

2. Большой отсев кандидатов

Чтобы подобрать квалифицированного секретаря, нужно провести 10 собеседований, 30 телефонных интервью, рассмотреть около 100 резюме кандидатов. Кроме того, многие соискатели просто не доезжают до компании, поскольку сегодня хорошие секретари ищут работу в среднем не больше недели.

Благодаря постоянному потоку кандидатов и наличию свежей базы кандидатов сроки подбора в специализированном агентстве «КАУС-Секретарь» составляют от 3 до 15 рабочих дней. Кроме того, Вам не придется тратить свое время на отсмотр резюме и проведение собеседований с неподходящими кандидатами – всю основную работу для вас сделают наши консультанты. 

3. Важность эмоциональной совместимости

Очень важно, чтобы секретарь (помощник) был максимально совместим со своим руководителем по личным качествам. Ведь именно со своим секретарем руководитель взаимодействует большую часть рабочего времени. Хороший помощник умеет чувствовать настроение своего начальника, искренне понимает его, сопереживает, выстраивает свое поведение и рабочий процесс таким образом, чтобы руководитель чувствовал себя максимально комфортно. Руководителю с таким сотрудником легко и просто работать.

При подборе секретарей и особенно личных помощников мы обязательно оцениваем психоэмоциональную совместимость кандидатов с будущим руководителем. Наши консультанты выезжают на личную встречу с клиентом, чтобы определить, какими личными качествами должен обладать специалист, чтобы стать идеальным помощником для руководителя.

4. Важно определиться, кто именно вам нужен – секретарь или помощник. И если помощник, то какой именно, какие задачи и функции он будет выполнять:

  • Секретарь руководителя. Выполняет функции – встреча гостей, подача чая/ кофе, печать писем, обработка корреспонденции и т.д. Совмещает функции секретаря руководителя и секретаря компании. Подходит для компаний со штатом до 25 человек.
  • Административный помощник (управляющий делами). Необходим руководителям компаний с большим документооборотом. Его обязанности – планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, составления документов, подготовка материалов для совещаний и переговоров.
  • Профессиональный ассистент. Необходим руководителям крупных предприятий. Ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, поэтому должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности своего начальника.
  • Заведующий личными делами руководителя. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи.

От функционала специалиста будет зависеть и уровень зарплатного предложения специалисту.

Консультанты кадрового агентства «КАУС-Секретарь» обязательно выезжают на личную встречу с клиентом, чтобы уточнить требования к профессиональному опыту и знаниям, функционалу подбираемого специалиста, условия его работы, а также по необходимости проконсультировать заказчика по вакансии. Такой подход позволяет нам более качественно отбирать кандидатов, а значит – более оперативно закрывать вакансии клиентов.
 

 

Подписаться на свежий обзор зарплат

Ваше имя*

Ваш E-mail*

Нажимая кнопку "Подписаться", я даю свое согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ "О персональных данных", на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности.
Обзор зарплат в отраслиСайт Группы кадровых агентств КАУС

г. Москва, ул. Новинки, д. 29
Телефон: (495) 660-35-40
e-mail: mail@kaus-group.ru

© 2017 Кадровое агентство
«КАУС-Секретарь»

Политика конфиденциальности